Med ca. 50 000 Microsoft-lisenser og en variert sammensatt personalgruppe, trengs et verktøy for å få oversikt.  

• Vi bruker Bsure til å ha kontroll på brukere og sikre at vi ikke betaler for noe unødvendig, sier Søren Skovgaard Jensen, systemleder ved Universitetet i København. Københavns Universitet er en av de største forsknings- og utdanningsinstitusjonene i Norden, med omtrent 37 000 studenter og et antall ansatte som svarer til omtrent 10.000 fulltidstillinger. 

• Vi har også en kompleks sammensatt personalgruppe. Vi har flere som jobber deltid, vi har noen som jobber på flere universitet, noen som jobber hos oss i kun begrenset tid, vi har gjesteforelesere, tilknyttede forskere og studenter med studiejobber, forklarer Søren. 

Et ønske om å få oversikt over lisenser og kostnader, var det som ledet Søren til Bsure. 

• Vi har tidligere forsøkt å trekke data ut av Entra ID, og å føre sammen i regneark. Utfordringen med dette, er at det tar tid, og når man er ferdig, så er dataene allerede foreldet, forteller Søren. 

Med Bsure får de oversikt over tallene i sanntid. 

• Bsure er den beste løsningen vi har hatt, forteller Søren. 

Nye oppdagelser 

Etter å ha begynt å bruke Bsure har Søren gjort flere oppdagelser. 

• Blant annet så er det en del som får lisens, men som aldri tar den i bruk. Dette er noe vi skal sjekke mer opp i. Vi ser også at ikke alle får riktig lisens, forteller Søren. 

Hvorfor er det viktig at de får riktig lisens? 

• Vi har mange studielisenser. Disse er gratis, men har ikke like mye tilgang og høy sikkerhet som en medarbeiderlisens. Vi har en del studenter som er begge deler, de både studere og jobber som for eksempel hjelpelærer, administrasjonsmedhjelper, eller forskningsassistent. Her er regelen at dersom de jobber med persondata, så skal de ha en medarbeiderlisens, forklarer Søren.  

Med Bsure kan han bedre holde oversikt over at riktige personer har riktig lisenstype.  

En annen ting han ønsker å se på er reallokering av lisenser, da de også har flere som jobber der noen år, jobber i utlandet noen år for deretter å komme tilbake. 

Under prosessen med å installere har Søren hatt god dialog med Hallvard i Bsure. 

• Han har vært riktig god til å forstå hva mine arbeidsbetingelser er, forteller Søren.  

Godt verktøy i kommunikasjonen 

En av fordelene Søren ser med Bsure er at det også letter kommunikasjonen. Ved at man ser sanntidstall «svart på hvitt», er det enklere å kommunisere utfordringer til ledelsen. 

• Det blir veldig tydelig hvor problemene er, og man har full dokumentasjon i Bsure. Det gjør det lettere å kommunisere problemene til ledelsen, sier Søren. 

En hovedhensikt ved å ta i bruk Bsure er å spare penger. Når Søren forklarer kolleger om verktøyet snakker han ikke om å redusere kostnader, men å redusere svinn. 

• Jeg omtaler det vi gjør i Bsure som en «Sløse-reduksjons-øvelse» og ikke en «spare-øvelse». Og det synes jeg er et budskap som er enkelt å kommunisere. Enhver synes det er fornuftig å ikke «sløse med pengene», sier Søren. 

Ved å klikke seg nedover i Bsure, kan Søren se i hvilke deler og avdelinger det er flest overflødige lisenser. Og da hender det han må ta en samtale med noen om at de for eksempel må huske å slette gjestebrukere.  

• Det gjør min kommunikasjon rundt utfordringer enklere, at jeg kan bruke Bsure. Og at jeg kan fortelle at de må hjelpe å redusere svinn, sier Søren.  

Hvorfor er det så viktig? 

• Det er viktig for alle bedrifter og organisasjoner å redusere svinn. Men når man jobber i det offentlige, og forvalter samfunnets penger, samt pengene til noen sponsorer, følger man et ekstra ansvar for å bruke de fornuftig, sier Søren.